ΔΙ.ΛΟ.Φ.: Προκήρυξη διαγωνισμού για τη διοργάνωση του 5ου Πανελλήνιου Συνεδρίου Εφαρμοσμένης Φαρμακευτικής

ΔΙΑΝΕΜΗΤΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ

                      Φ.Σ.Θ.

             (ΔΙ.ΛΟ.Φ.)

ΕΘΝ.ΑΝΤΙΣΤΑΣΗΣ 173-175  ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ

Τ.Κ. 55134   ΤΗΛ.231-471891

Α.Φ.Μ. 999895344

Δ.Ο.Υ. ΚΑΛΑΜΑΡΙΑΣ    

 

Θεσσαλονίκη 15 Ιανουαρίου 2019               

 

ΔΙΑΝΕΜΗΤΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΜΕΛΩΝ Φ.Σ.Θ. (ΔΙ.ΛΟ.Φ.)

ΠΡΟΚΗΡΥΞΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ

 ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ

ΤΟΥ 5ου ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΕΦΑΡΜΟΣΜΕΝΗΣ ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΗΣ

 

Ο Διανεμητικός Λογαριασμός Μελών Φ.Σ.Θ. (ΔΙ.ΛΟ.Φ.) ΠΡΟΚΗΡΥΣΣΕΙ μειοδοτικό διαγωνισμό, με σφραγισμένες προσφορές και κριτήρια κατακύρωσης την αρτιότερη τεχνική προσφορά σε συνδυασμό με την προσφερόμενη τιμή, με σκοπό την επιλογή αναδόχου - οργανωτικού γραφείου που θα αναλάβει τη διοργάνωση του 5ου Πανελλήνιου Συνεδρίου Εφαρμοσμένης Φαρμακευτικής.

Όσοι επιθυμούν να λάβουν μέρος στο διαγωνισμό πρέπει να υποβάλλουν προσφορές, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρούσα προκήρυξη, μέσα σε αποκλειστική προθεσμία οκτώ (8) εργάσιμων ημερών από την επομένη της τελευταίας δημοσίευσης της περίληψης της παρούσας σε δύο ημερήσιες πολιτικές εφημερίδες, μία τοπικής και μία πανελλαδικής κυκλοφορίας, και συγκεκριμένα μέχρι την Παρασκευή 25/01/2019 και ώρα 15.00’.  Η διενέργεια του διαγωνισμού θα λάβει χώρα τη Δευτέρα 28/01/2018 και ώρα 15.00 στα γραφεία του Διανεμητικού Λογαριασμού Μελών Φ.Σ.Θ. (ΔΙ.ΛΟ.Φ.), Εθνικής Αντίστασης 173-175, Θεσσαλονίκη.

 Οι ενδιαφερόμενοι θα υποβάλουν τον φάκελο προσφοράς τους, καταθέτοντας τον αυτοπροσώπως, ή με ειδικά προς τούτο εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπο τους, στα γραφεία του Διανεμητικού Λογαριασμού Μελών Φ.Σ.Θ. (ΔΙ.ΛΟ.Φ.), Εθνικής Αντίστασης 173-175, Θεσσαλονίκη, ή αποστέλλοντας τον ταχυδρομικά με συστημένη επιστολή ή courier στην ως άνω διεύθυνση. Στην περίπτωση της ταχυδρομικής αποστολής ο ΔΙ.ΛΟ.Φ. ουδεμία ευθύνη φέρει για τον χρόνο και το περιεχόμενο των φακέλων προσφοράς που θα αποσταλούν.

 Προσφορές που κατατίθενται μετά την παραπάνω ημερομηνία και ώρα, είναι εκπρόθεσμες και επιστρέφονται.

 

  1. ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ

 

Διαγωνισμός: Διαγωνισμός με κριτήρια κατακύρωσης την αρτιότερη τεχνική προσφορά σε συνδυασμό με την προσφερόμενη τιμή, για τη διοργάνωση του 5ου Πανελλήνιου Συνεδρίου Εφαρμοσμένης Φαρμακευτικής

Τόπος Παράδοσης: Γραφεία του Διανεμητικού Λογαριασμού Μελών Φ.Σ.Θ. (ΔΙ.ΛΟ.Φ.), Εθνικής Αντίστασης 173-175, Θεσσαλονίκη

Διάρκεια του Έργου: Ένα (1) έτος

Διάρκεια ισχύος των προσφορών: Οκτώ (8) εργάσιμες ημέρες από την επομένη της διενέργειας του διαγωνισμού.

Ο διαγωνισμός θα διεξαχθεί σύμφωνα με τους όρους που περιέχονται στην παρούσα προκήρυξη και σύμφωνα με την αναλυτική τεχνική περιγραφή του έργου και τα παρακάτω άρθρα, ως ακολούθως:

 

  1. ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ

 

ΜΕΡΟΣ  Α

Η διενέργεια διαγωνισμού με κριτήριο κατακύρωσης την πλέον συμφέρουσα από τεχνική και οικονομική άποψη προσφορά για τη διοργάνωση του 5ου Πανελλήνιου Συνεδρίου Εφαρμοσμένης Φαρμακευτικής.

 

  1. Τα τεχνικά χαρακτηριστικά της ανωτέρω μελέτης αναφέρονται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α’ της παρούσης.

Δικαίωμα συμμετοχής στο διαγωνισμό έχουν τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα, που πληρούν τους όρους και τις προϋποθέσεις που καθορίζονται στην παρούσα διακήρυξη και διαθέτουν την απαιτούμενη τεχνογνωσία καθώς και αποδεδειγμένη εμπειρία και εξειδίκευση για τη διοργάνωση και τη διαχείριση του 5ου Πανελλήνιου Συνεδρίου Εφαρμοσμένης Φαρμακευτικής

  1. Διάρκεια Έργου Η συνολική διάρκεια του έργου είναι ένα (1) έτος και αφορά αποκλειστικά τη διοργάνωση του ως άνω Συνεδρίου που θα λάβει χώρα τον Μάιο του έτους 2019. Ωστόσο, ο Διανεμητικός Λογαριασμός Μελών Φ.Σ.Θ. (ΔΙ.ΛΟ.Φ.) έχει τη δυνατότητα να παρατείνει την ανάθεση του έργου για δύο (2) ακόμα έτη μετά το 2019 για τη διοργάνωση του Συνεδρίου στη διάρκειά τους, με κοινή απόφασή του με τον ανάδοχο που θα επιλεγεί. Στην περίπτωση αυτή θα επαναπροσδιοριστεί το οικονομικό μέρος της συμφωνίας για τα επόμενα δύο έτη.
  2. Κατάρτιση, υποβολή και αποσφράγιση προσφορών. Οι προσφορές πρέπει:
    • Να είναι δακτυλογραφημένες και να μη φέρουν παράτυπες διορθώσεις, σβησίματα, διαγραφές, προσθήκες, κλπ.
    • Προσφορές για μέρος του έργου που ορίζει η προκήρυξη απορρίπτονται ως απαράδεκτες
    • Οι προσφορές πρέπει να υποβληθούν σε ένα αντίτυπο που θα τεθεί εις τον ίδιο φάκελο προσφοράς σφραγισμένο. Η αρίθμηση των σελίδων είναι υποχρεωτική.
    • Ο φάκελος της προσφοράς πρέπει απαραίτητα να φέρει την ΕΠΩΝΥΜΙΑ και τη ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ του Διαγωνιζόμενου και να γράφει ευκρινώς τις ενδείξεις (με κεφαλαία):
      • ΠΡΟΣΦΟΡΑ
      • ΠΡΟΣ ΤΟ ΔΙΑΝΕΜΗΤΙΚΟ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟ ΜΕΛΩΝ Φ.Σ.Θ. (ΔΙ.ΛΟ.Φ.)
      • ΓΙΑ ΤΟ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ 5ου ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΕΦΑΡΜΟΣΜΈΝΗΣ ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΗΣ.  
  1. Προϋποθέσεις & Κριτήρια για την ανάθεση:

Οι δεσμευτικές προϋποθέσεις, προκειμένου να ληφθεί υπόψη η πρόταση κάθε υποψήφιας εταιρείας είναι οι εξής:

  1. Να αναλαμβάνει με την πρότασή της την πλήρη ευθύνη για όλα τα οικονομικά, πρακτικά και τεχνικά ζητήματα τα σχετικά με την διοργάνωση και να αναλάβει όλες τις δαπάνες σχεδίασης και υλοποίησης της διοργάνωσης και εν γένει όλο το κόστος της.
  2. Να είναι «Οργανωτής Επιστημονικών Συνεδρίων» (“PCO”) και μέλος μιας από τις επαγγελματικές ενώσεις οργανωτών συνεδρίων HATTA ή HAPCO.
  3. Να διαθέτει εμπειρία στην διοργάνωση σημαντικών επιστημονικών  εκδηλώσεων προς ιατρούς και φαρμακοποιούς, αποδεικνυόμενη από προηγούμενες διοργανώσεις που έχει αναλάβει και που θα αποτελεί σημαντικό κριτήριο επιλογής.

 

Εφόσον τηρούνται οι παραπάνω προϋποθέσεις, για την πλήρη τεχνική, οικονομική υποστήριξη και οργάνωση του Συνεδρίου από την προετοιμασία του και μέχρι την ολοκλήρωσή του, θα ληφθούν υπόψη τα κατωτέρω κριτήρια, μη περιοριστικώς αναφερόμενα.

  • Να αναπτύξει συγκεκριμένες προτάσεις και να διαθέτει αποδεδειγμένη δυνατότητα για την οργάνωση και λειτουργία του συνεδριακού - επιστημονικού τμήματος της διοργάνωσης, και της προβολής του με κατάλληλα και επαρκή μέσα.
  • Να διαθέτει επαρκές προσωπικό, με εμπειρία στην οργάνωση και λειτουργία σημαντικών φαρμακευτικών διοργανώσεων, το οποίο να καλύπτει όλες τις διαφορετικές ανάγκες της διοργάνωσης (επικοινωνία - προβολή, διαδικτυακές εφαρμογές, λειτουργία συνεδρίου, γραμματειακή υποστήριξη, λογιστική υποστήριξη κλπ).
  • Να διαθέτει τεχνογνωσία και γνώση του χώρου, σε ότι αφορά τους πιθανούς ομιλητές, καθώς και σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής προτάσεων για το περιεχόμενο του συνεδρίου.
  • Να διαθέτει ισχυρή επικοινωνιακή δυνατότητα για την προβολή της διοργάνωσης προς το σύνολο των φαρμακείων, πανελλαδικά.
  • Να διαθέτει αποδεδειγμένη φερεγγυότητα, όσον αφορά την εκτέλεση του έργου και τις οικονομικές του δοσοληψίες.
  • Να έχει συνεργαστεί επιτυχώς στο παρελθόν με θεσμικούς φορείς (φαρμακευτικούς, ιατρικούς συλλόγους κλπ), ως ανάδοχος συνεδρίων και εκδηλώσεων, επιπρόσθετα δε η γενικότερη δραστηριότητά του να μην έχει ανταγωνιστικά χαρακτηριστικά προς τη δραστηριότητα των Φαρμακευτικών Συλλόγων.

Για την επιλογή της αναδόχου εταιρείας θα ληφθεί υπόψη και θα αξιολογηθεί ο βαθμός ανταπόκρισης των υποψηφίων σε όλες τις παραπάνω προϋποθέσεις, συνολικά και συνδυαστικά, με ιδιαίτερη έμφαση στην τεχνογνωσία καθώς και την εμπειρία από προηγούμενες συνεργασίες, ήτοι την αποτελεσματικότητα και τη συνέπεια στην εκτέλεση του έργου και των οικονομικών της όρων.

  1. Ο ΔΙ.ΛΟ.Φ. διατηρεί το δικαίωμα να ακυρώσει ή να κηρύξει άγονο τον διαγωνισμό ή να αποκλείσει οιονδήποτε ενδιαφερόμενο και ιδίως σε περίπτωση που η σύμβαση κριθεί μη επωφελής για τον ΔΙ.ΛΟ.Φ., εάν το κρίνει απαραίτητο, με αιτιολογημένη απάντησή του προς τους ενδιαφερόμενους.
  2. Η υποβολή προσφορών από τους υποψηφίους συνιστά πλήρη αποδοχή και συνομολόγηση όλων των όρων της παρούσας και παραίτηση από ένδικα βοηθήματα κατά των όρων αυτής.

 

Ο ΦΑΚΕΛΟΣ ΚΑΘΕ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΕΙ τους τρεις παρακάτω ανεξάρτητους και σφραγισμένους φακέλους :

 

Α. Φάκελο που θα περιλαμβάνει

  1. Υπεύθυνη δήλωση του Ν. 1599/1986/A' 75, στην οποία να αναγράφονται τα στοιχεία του διαγωνισμού και ότι ο υποψήφιος:
    • δεν τελεί σε πτώχευση και επίσης δεν τελεί σε διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση.
    • είναι φορολογικά και ασφαλιστικά ενήμερος ως προς τις υποχρεώσεις του.
    • δεν τελεί υπό κοινή εκκαθάριση του κ.ν. 2190/1920 όπως εκάστοτε ισχύει ή ειδική εκκαθάριση του ν. 1892/1990.
    • δεν τελεί υπό διαδικασία έκδοσης απόφασης κοινής ή ειδικής εκκαθάρισης των ανωτέρω νομοθετημάτων.
    • δεν τελεί σε αποκλεισμό με βάση αμετάκλητης απόφασης του Υπουργείου Ανάπτυξης κατά τα άρθρα 18, 34, 39 του Π.Δ. 118/2007 κατά την ημερομηνία διενέργειας του διαγωνισμού.
    • αναλαμβάνει την υποχρέωση για την έγκαιρη και προσήκουσα προσκόμιση των δικαιολογητικών, εφόσον του ζητηθούν, από τα οποία θα προκύπτουν τα όσα αναφέρθηκαν στην προαναφερόμενη υπεύθυνη δήλωση.
  2. Εγγυητική επιστολή: Οι ενδιαφερόμενοι, θα καταθέσουν ως εγγύηση συμμετοχής στο διαγωνισμό εγγυητική επιστολή τραπέζης ποσού 5.000 ΕΥΡΩ ή ισόποση τραπεζική επιταγή σε διαταγή ΔΙ.ΛΟ.Φ.. Σε περίπτωση που ο πλειοδότης αρνηθεί μετά την κατακύρωση σε αυτόν να εκτελέσει το έργο, η δοθείσα εγγύηση συμμετοχής του εκ 5.000 ΕΥΡΩ θα καταπίπτει αυτοδίκαια υπέρ του ΔΙ.ΛΟ.Φ., στον οποίο θα περιέρχεται οριστικά το ποσό αυτό ως εύλογη ποινική ρήτρα και αποζημίωση. Μετά την κατακύρωση του διαγωνισμού υπέρ συγκεκριμένου μειοδότη και την υπογραφή σύμβασης, θα επιστρέφεται άμεσα η κατατεθείσα εγγύηση συμμετοχής.
  3. Αποδεικτικό ότι είναι μέλος της ΗAΤTA ή της ΗAPCO
  4. Αποδεικτικά στοιχεία της εμπειρίας του, στη διοργάνωση σημαντικών επιστημονικών εκδηλώσεων και κυρίως προς φαρμακοποιούς ή ιατρούς.

  

Β. Φάκελο με την ένδειξη «ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ», ο οποίος θα περιλαμβάνει τα τεχνικά στοιχεία σύμφωνα με τις τεχνικές απαιτήσεις του ανωτέρω έργου που αναφέρονται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α', το οποίο αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της παρούσης.

 Γ. Φάκελο με την ένδειξη «ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ», μέσα εις τον κυρίως φάκελο, θα περιλαμβάνει το είδος που περιέχεται στην τεχνική προσφορά με την προσφερόμενη τιμή του έργου.

 

ΜΕΡΟΣ Β

  1. ΙΣΧΥΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ:
  • Οι προσφορές ισχύουν και δεσμεύουν τους υποψηφίους για οκτώ (8) εργάσιμες ημέρες από την επόμενη μέρα της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής τους. Προσφορά που ορίζει μικρότερο χρόνο ισχύος απορρίπτεται ως απαράδεκτη.
  • Εναλλακτικές προσφορές δεν γίνονται δεκτές και απορρίπτονται ως απαράδεκτες.

 

  1. ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ: Για την αποσφράγιση των προσφορών ισχύουν τα εξής:
    • Αποσφραγίζεται ο κυρίως φάκελος.
    • Αποσφραγίζονται οι φάκελοι των Δικαιολογητικών και των Τεχνικών Προσφορών. Οι υποψήφιοι θα πρέπει απαραιτήτως να έχουν συμπεριλάβει  όλα τα αναφερόμενα ανωτέρω αποδεικτικά (υπεύθυνη δήλωση, εγγυητική επιστολή και τα αποδεικτικά των προϋποθέσεων)
    • Ο φάκελος της Οικονομικής Προσφοράς θα αποσφραγισθεί μόνον εφόσον είναι πλήρεις και αποδεκτοί οι φάκελοι των Δικαιολογητικών και της Τεχνικής Προσφοράς. Οι φάκελοι των οικονομικών προσφορών για όσες προσφορές δεν κρίθηκαν αποδεκτές, δεν αποσφραγίζονται.
    • Για όλα τα παραπάνω η Επιτροπή Διενέργειας - Αξιολόγησης καταρτίζει πρακτικό, το οποίο παραδίδει εις το ΔΣ του ΔΙΛΟΦ.

 

  1. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ
    • Η αξιολόγηση των προσφορών θα γίνει από συσταθησόμενη για το σκοπό αυτό επιτροπή Διενέργειας – Αξιολόγησης του ΔΙΛΟΦ. Η Επιτροπή εισηγείται σχετικά στο Δ.Σ. του ΔΙΛΟΦ, αφού αξιολογήσει τις προσφορές με τα ως άνω αναφερόμενα κριτήρια κατακύρωσης.
    • Η προσφορά αποκλείεται από την αξιολόγηση όταν:

α) Είναι αόριστη και δεν μπορεί να εκτιμηθεί,

β) Είναι εκπρόθεσμη,

γ) Δεν υποβληθούν τα προβλεπόμενα δικαιολογητικά,

δ) Δεν είναι σύμφωνη με τους όρους της παρούσας προκήρυξης, τις προϋποθέσεις και τα κριτήρια που έχουν τεθεί και συνολικά τις προδιαγραφές του Παραρτήματος Α΄.

ε) Γίνεται για ένα μέρος μόνο του έργου.

  • Η αξιολόγηση θα κριθεί με βάση τη βαρύτητα των κριτηρίων και την διαδικασία ελέγχου και αξιολόγησης προσφορών.

 

  1. ΕΠΙΛΟΓΗ ΑΝΑΔΟΧΟΥ - ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Η επιλογή του Αναδόχου και η κατακύρωση των αποτελεσμάτων του διαγωνισμού θα γίνει με απόφαση του Δ.Σ. του ΔΙ.ΛΟ.Φ., το οποίο είναι υπεύθυνο και για την παραλαβή του έργου.

 

  1. ΡΗΤΡΕΣ Για κάθε παράβαση των όρων του διαγωνισμού και των προδιαγραφών, αντίστοιχα δε και της Σύμβασης που θα υπογραφεί με τον Ανάδοχο, θεωρούμενης ως παράβασης και της έλλειψης ή μη προσήκουσας τήρησης οιασδήποτε εκ των ζητουμένων και εύλογα προσδοκώμενων εις το πλαίσιο των ως άνω ζητούμενων υπηρεσιών και προδιαγραφών, ο ΔΙ.ΛΟ.Φ. διατηρεί το δικαίωμα καταγγελίας της συμβάσεως και αποζημιώσεως.

 

  1. ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Ο ΔΙ.ΛΟ.Φ. έχει το δικαίωμα να κατακυρώσει ή όχι το διαγωνισμό κατά την απόλυτη κρίση και επιλογή του, να τον αναβάλλει, να τον ματαιώσει ή να τον επαναλάβει κατά την κρίση του.

 

  1. ΑΠΑΓΟΡΕΥΣΗ ΕΚΧΩΡΗΣΗΣ Απαγορεύεται η εκχώρηση της προσφοράς υπηρεσιών σε τρίτους.

 

  1. ΡΗΤΡΑ ΕΥΘΥΝΗΣ Διευκρινίζεται ρητά ότι ο Ανάδοχος θα φέρει την αποκλειστική ευθύνη από κάθε συναλλαγή, από κάθε υποχρέωση και κάθε γεγονός που μπορεί να αφορά στην ανάληψη και εκτέλεση των ζητουμένων υπηρεσιών, από αυτό και για τις οποιεσδήποτε σχετικές συνέπειες, ενώ ο ΔΙ.ΛΟ.Φ. δεν φέρει καμία υποχρέωση και καμία ευθύνη έναντι οποιουδήποτε, για τις πράξεις και τις παραλείψεις του πλειοδότη, των συνεργατών του και κάθε είδους βοηθών του.

 

  1. ΕΠΙΛΥΣΗ ΔΙΑΦΟΡΩΝ-ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΑ Για οποιαδήποτε ένδικη διαφορά προκύψει από την υλοποίηση της παρούσας αλλά και από τη σύμβαση που θα καταρτιστεί, αρμόδια θα είναι τα Δικαστήρια της Θεσσαλονίκης.

 

  1. ΔΗΜΟΣΙΕΥΣΗ Η παρούσα προκήρυξη θα αναρτηθεί στον ιστοτόπο του Φ.Σ.Θ., ενώ περίληψή της θα δημοσιευθεί σε δύο ημερήσιες πολιτικές εφημερίδες. Η παρούσα επίσης θα διανέμεται από τα γραφεία του ΔΙ.ΛΟ.Φ. σε οιονδήποτε ενδιαφερόμενο εκδηλώσει ενδιαφέρον κατόπιν σχετικής αιτήσεώς του.

 

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α’

 

ΤΕΧΝΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ

 

  1. ΧΑΡΑΚΤΗΡΑΣ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ

Η διοργάνωση αυτή έχει χαρακτήρα αμιγώς επιστημονικό. Απευθύνεται σε φαρμακοποιούς, μέλη ή όχι του Φαρμακευτικού Συλλόγου Θεσσαλονίκης, βοηθούς φαρμακείου και φοιτητές Φαρμακευτικής. Στο πρόγραμμά του θα περιλαμβάνονται θέματα σχετικά με την άσκηση της φαρμακευτικής επιστήμης στο φαρμακείο.

Αποκλειστικός υπεύθυνος για την κατάρτιση του προγράμματος και την επιλογή των ομιλητών και της θεματολογίας είναι ο Αναθέτων.

 

  1. ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΟΥ ΑΝΑΔΟΧΟΥ

Ο Ανάδοχος αναλαμβάνει να προετοιμάσει τεχνικά και να οργανώσει ένα επιτυχημένο συνέδριο, έναντι προσυμφωνημένης αμοιβής. Εκτός από όλα τα πρακτικά και τεχνικά ζητήματα ο Ανάδοχος αναλαμβάνει το σύνολο των οικονομικών θεμάτων του Συνεδρίου, δηλαδή την είσπραξη των εσόδων από συμμετοχές συνέδρων και κάθε άλλο θέμα που αφορά δαπάνη ή έσοδο του Συνεδρίου.

 

Α. ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ

  • Μίσθωση των απαραίτητων χώρων στο ξενοδοχείο ΤΗΕ ΜΕΤ, στις 18-19 Μαΐου 2019, που περιλαμβάνουν αίθουσα ελάχιστης χωρητικότητας 350 ατόμων, με οπτικοακουστική και τεχνική κάλυψη και χώρο για την παράθεση τεσσάρων (4) coffee breaks και δύο (2) light lunches στη διάρκεια του Συνεδρίου.
  • Η οπτικοακουστική κάλυψη θα πρέπει να αφορά πλήρη μικροφωνικά, μεγαφωνικά και προβολικά συστήματα, εσωτερικό δίκτυο για λειτουργία γραμματείας παραλαβής παρουσιάσεων ομιλιών, αναλόγιο με οθόνη plasma, οθόνες προεδρείου και οθόνη για προβολή ερωτήσεων των συμμετεχόντων.
  • Λειτουργία εφαρμογής υποβολής ερωτήσεων και αξιολόγησης των ομιλητών στη διάρκεια του συνεδρίου μέσω κινητού τηλεφώνου (android & ios).
  • Ανάληψη των διαδικασιών για κατάθεση αίτησης για αδειοδότηση του Συνεδρίου από τον ΕΟΦ και γνωμοδότησης από την Επιτροπή αξιολόγησης του ΣΦΕΕ, εφόσον απαιτηθεί.
  • Λειτουργία γραμματείας σε όλη την διάρκεια λειτουργίας για υποδοχή και ολοκλήρωση εγγραφής των συνέδρων, διανομή του υλικού, έλεγχο εισόδου στην αίθουσα και διευθέτηση όλων των θεμάτων λειτουργίας της διοργάνωσης.
  • Λειτουργία ειδικού συστήματος καταγραφής των ωρών παρακολούθησης των συμμετεχόντων, με σύστημα barcodes, scanner, οθόνη για παρακολούθηση των ωρών κατά τη διάρκεια λειτουργίας και άτομο στην είσοδο της αίθουσας.
  • Κράτηση έως 20 δωματίων για 2 διανυκτερεύσεις στο ξενοδοχείο διεξαγωγής του συνεδρίου για τη διαμονή των ομιλητών που θα μετακινηθούν προς τη Θεσσαλονίκη από άλλες περιοχές της Ελλάδας.
  • Αεροπορική ή οδική μετακίνηση για έως 20 ομιλητές από άλλες περιοχές της Ελλάδας.
  • Οργάνωση δείπνου (faculty dinner) για τους προσκεκλημένους ομιλητές σε εστιατόριο της Θεσσαλονίκης, το Σάββατο το βράδυ για έως 80 άτομα. Η επιλογή του εστιατορίου θα γίνει μετά από έγκριση του Αναθέτοντα.
  • Παροχή δώρου για 45 ομιλητές. Η επιλογή του δώρου θα γίνει μετά από έγκριση του Αναθέτοντα.
  • Σχεδιασμός και παραγωγή ψηφιακών εκτυπώσεων (roll ups), για χρήση στην αίθουσα και στο lobby, στις οποίες θα αποτυπώνεται το λογότυπο της διοργάνωσης και το πρόγραμμα.
  • Επιμέλεια και προμήθευση των υλικών των συνέδρων, σε ποσότητα 450 τεμάχια. Αναλυτικά: τσάντα, τετράδιο και στυλό, κονκάρδα συνέδρου (lanyard) και βεβαίωση παρακολούθησης (με μοριοδότηση & χωρίς).
  • Σχεδιασμό και παραγωγή εντύπου με το πρόγραμμα του συνεδρίου, που θα διανέμεται από την γραμματεία στους συνέδρους. Θα αφορά έντυπο μεγέθους Α4, με εκτύπωση τετράχρωμη δύο όψεων, σε τιράζ 450 τεμάχια.
  • Σχεδιασμό και παραγωγή εντύπου με τις περιλήψεις των ομιλιών ή/και τα abstracts, σε τιράζ 450 τεμάχια (τετραχρωμία, μέγεθος Α4).
  • Πλήρη φωτογραφική κάλυψη του συνεδρίου και παράδοση των ηλεκτρονικών αρχείων στον Αναθέτοντα.
  • Παρουσία επαρκούς αριθμού στελεχών του Αναδόχου στη διάρκεια του Συνεδρίου, για τη σωστή προετοιμασία της διοργάνωσης και για την ομαλή διεξαγωγή των εργασιών της.

 

Β. ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΚΑΙ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ

  • Προσαρμογή του εικαστικού του συνεδρίου σε όλα τα υλικά.
  • Δημιουργία και επιμέλεια ιστοσελίδας του Συνεδρίου, με δυνατότητα on line εγγραφής των συνέδρων μέσω ασφαλούς τραπεζικού περιβάλλοντος και συνεχή επιμέλεια και ανανέωσή της.
  • Διαχείριση των ηλεκτρονικών εγγραφών (registration forms), έλεγχος εξόφλησής τους μέσω πιστωτικής ή χρεωστικής κάρτας και ηλεκτρονική επικοινωνία για επιβεβαίωση της εγγραφής.
  • Δημιουργία ηλεκτρονικών υλικών επικοινωνίας για την προβολή του συνεδρίου (ηλεκτρονική πρόσκληση, newsletters.) και αποστολή τους σε αποδέκτες, υποψήφιους συνέδρους, με βάση τα στοιχεία που θα παραχωρήσει ο Αναθέτων.
  • Δημιουργία ηλεκτρονικών banners για ανάρτηση σε τρείς τουλάχιστον ιστοσελίδες φαρμακευτικού ενδιαφέροντος.
  • Δημιουργία και δημοσίευση καταχωρήσεων τουλάχιστον δύο φορές σε φαρμακευτικό περιοδικό με αποστολή σε όλα τα φαρμακεία της χώρας.
  • Δημιουργία και παραγωγή αφίσας για τους φοιτητές και ανάρτησή της στις Φαρμακευτικές Σχολές των ελληνικών πανεπιστημίων.
  • Διαδικασία λήψης μοριοδότησης συνεχιζόμενης εκπαίδευσης φαρμακοποιών, από το ΙΔΕΕΑΦ.
  • Πλήρης γραμματειακή υποστήριξη για το σύνολο της αλληλογραφίας με στόχο αρχικά, τη δημιουργία της επιστημονικής επιτροπής και στη συνέχεια για την επικοινωνία ανάμεσα στην οργανωτική επιτροπή και τους υποψήφιους ομιλητές, καθώς και την αλληλογραφία για την συγκέντρωση τίτλων ομιλιών, βιογραφικών & φωτογραφιών των ομιλητών και των περιλήψεων.
  • Συνεννοήσεις με τους ομιλητές του συνεδρίου αναφορικά, με τη μετακίνηση και τη διαμονή τους  και γενικότερα για θέματα διευκόλυνσης της συμμετοχής τους.
  • Έκδοση αποδείξεων και είσπραξη από τους συνέδρους των ποσών που αναλογούν στην εγγραφή τους, στο συνέδριο. Το προτεινόμενο κόστος εγγραφής θα πρέπει να έχει διαβάθμιση ανάλογα με την ιδιότητα (φαρμακοποιός, υπάλληλος φαρμακείου, φοιτητής) και τον χρόνο εγγραφής. Στο κόστος εγγραφής θα συμπεριλαμβάνεται η παρακολούθηση των εργασιών, η παραλαβή υλικού συνέδρου, η συμμετοχή στο σύνολο των προγραμματισμένων coffee breaks και light lunches. 

 

  1. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ

3.1 Ο Ανάδοχος θα αναλάβει να καλύψει οικονομικά όλες τις ενέργειες που περιγράφονται παραπάνω. Για την κάλυψη του συνολικού κόστους του Συνεδρίου θα χρησιμοποιήσει αθροιστικά τα έσοδα από τις εγγραφές των συνέδρων και ποσόν που θα του καταβάλει ο Αναθέτων.

3.2 Ο Ανάδοχος θα πρέπει να συμπεριλάβει στην οικονομική του πρόταση, ξεχωριστά τα εξής ποσά:

  • Προϋπολογισμό δαπανών, στον οποίο θα συμπεριλάβει το σύνολο των ενεργειών και αναγκών, όπως αυτές περιγράφονται στην παρούσα προκήρυξη. Στις περιπτώσεις δαπανών που δεν περιγράφονται αναλυτικά στην παρούσα προκήρυξη από τον Αναθέτοντα (π.χ. επισιτιστικά, δώρα ομιλητών, κ.ά.), ο Ανάδοχος θα πρέπει να συμπεριλάβει αναλυτικές περιγραφές.
  • Αμοιβή του για το σύνολο υπηρεσιών οργάνωσης
  • Προϋπολογισμό εσόδων, στον οποίο θα συμπεριλάβει αναλυτικά το προτεινόμενο κόστος εγγραφής συνέδρων.
  • Το ποσό της διαφοράς εσόδων από εγγραφές – δαπανών, που θα χρειαστεί να καταβάλει ο Αναθέτων, στον Ανάδοχο για την κάλυψη της διαφοράς.

3.3 Ο Αναθέτων διατηρεί το δικαίωμα να μειώσει τις προγραμματισμένες ενέργειες-δαπάνες του συνεδρίου, με αντίστοιχη μείωση του ποσού απόδοσης προς τον Ανάδοχο. Αντίστοιχα, διατηρεί το δικαίωμα να αυξήσει τις προγραμματισμένες ενέργειες-δαπάνες του συνεδρίου, με αντίστοιχη αύξηση του ποσού απόδοσης.

3.4. Ο Αναθέτων επιθυμεί να διατηρήσει την υψηλή ποιότητα του Συνεδρίου και για το λόγο αυτό οι προσφορές θα κριθούν και ως προς το περιεχόμενό τους, και όχι μόνον ως προς το ύψος τους, με βάση τα όσα περιγράφονται στο Παράρτημα Β’ της παρούσης.

3.5 Στην περίπτωση που η τελική συνολική δαπάνη του Συνεδρίου για τις προγραμματισμένες ενέργειες-δαπάνες υπερβεί τον προϋπολογισμό δαπανών της πρότασης του Αναδόχου, ο Ανάδοχος θα καταβάλει εξ ιδίων τη διαφορά.

 

 

Για το Δ.Σ. του ΔΙ.ΛΟ.Φ.

 

Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ                                Ο ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ                        Ο ΤΑΜΙΑΣ

ΔΙΟΝΥΣΙΟΣ ΕΥΓΕΝΙΔΗΣ          ΑΡΓΥΡΙΟΣ ΑΡΓΥΡΟΠΟΥΛΟΣ       ΜΙΧΑΛΗΣ ΖΑΝΝΕΤΟΣ

 



Εθνικής Αντίστασης 173 - 175,
Εμπορικό κέντρο Φοίνικας
55134 - Καλαμαριά - Θεσσαλονίκη

Τηλ: 2310 471776
Fax: 2310 227525
emails