Προκήρυξη διαγωνισμού για τη διοργάνωση του φαρμακευτικού συνεδρίου έκθεσης «PHARMA POINT 2012»

Ο Φαρμακευτικός Σύλλογος Θεσσαλονίκης (Φ.Σ.Θ.) ΠΡΟΚΗΡΥΣΣΕΙ διαγωνισμό για την επιλογή Αναδόχου - οργανωτικού γραφείου που θα αναλάβει τη διοργάνωση και τη διαχείριση του Φαρμακευτικού Συνεδρίου-Έκθεσης «PHARMA POINT 2012»

Όσοι επιθυμούν να λάβουν μέρος στο διαγωνισμό πρέπει να υποβάλλουν προσφορές, σύμφωνα με τα οριζόμενα εις την παρούσα προκήρυξη, μέσα σε αποκλειστική προθεσμία δέκα (10) ημερών από την επομένη της τελευταίας δημοσίευσης της περίληψης της παρούσας σε δύο ημερήσιες πολιτικές εφημερίδες και το αργότερο μέχρι ώρα 14.00’ της ημέρας αυτής.  Η διενέργεια του διαγωνισμού θα λάβει χώρα την Τετάρτη 9 Μαΐου 2012 και ώρα 21.00’ στα γραφεία του Φαρμακευτικού Συλλόγου Θεσσαλονίκης, Εθνικής Αντίστασης 173-175, Θεσσαλονίκη.

Οι ενδιαφερόμενοι θα υποβάλουν τον φάκελο προσφοράς τους, καταθέτοντάς τον αυτοπροσώπως, ή με ειδικά προς τούτο εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπο τους, εις τα γραφεία του Φαρμακευτικού Συλλόγου Θεσσαλονίκης, Εθνικής Αντίστασης 173-175, Θεσσαλονίκη, ή αποστέλλοντας τον ταχυδρομικά με συστημένη επιστολή ή courier εις την ως άνω διεύθυνση. Στην περίπτωση της ταχυδρομικής αποστολής ο Φ.Σ.Θ. ουδεμία ευθύνη φέρει για τον χρόνο και το περιεχόμενο των φακέλων προσφοράς που θα αποσταλούν.

Προσφορές που κατατίθενται μετά την παραπάνω ημερομηνία και ώρα, είναι εκπρόθεσμες και επιστρέφονται.

1. ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ

Διαγωνισμός: Διαγωνισμός με κριτήριο κατακύρωσης την πλέον συμφέρουσα από τεχνική και οικονομική άποψη προσφορά για την τη διοργάνωση και τη διαχείριση του Φαρμακευτικού Συνεδρίου-Έκθεσης «PHARMA POINT 2012»

Τόπος Παράδοσης: Γραφεία του Φαρμακευτικού Συλλόγου Θεσσαλονίκης, Εθνικής Αντίστασης 173-175, Θεσσαλονίκη

Διάρκεια του Έργου: Ένα (1) έτος

Διάρκεια ισχύος των προσφορών: Δέκα (10) ημέρες από την επομένη της διενέργειας του διαγωνισμού.

Ο διαγωνισμός θα διεξαχθεί σύμφωνα με τους όρους που περιέχονται στην παρούσα Διακήρυξη και σύμφωνα με την αναλυτική τεχνική περιγραφή του έργου και τα παρακάτω άρθρα, ως ακολούθως:

2. ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ

ΜΕΡΟΣ  Α

1.     Η διενέργεια διαγωνισμού με κριτήριο κατακύρωσης την πλέον συμφέρουσα από τεχνική και οικονομική άποψη προσφορά για τη διοργάνωση και τη διαχείριση του Φαρμακευτικού Συνεδρίου-Έκθεσης «PHARMA POINT 2012»

2.      Τα τεχνικά χαρακτηριστικά της ανωτέρω μελέτης αναφέρονται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α’ της παρούσης.

3.     Δικαίωμα συμμετοχής στο διαγωνισμό έχουν τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα, που πληρούν τους όρους και τις προϋποθέσεις που καθορίζονται στην παρούσα διακήρυξη και διαθέτουν την απαιτούμενη τεχνογνωσία καθώς και αποδεδειγμένη εμπειρία και εξειδίκευση για τη διοργάνωση και τη διαχείριση του Φαρμακευτικού Συνεδρίου-Έκθεσης «PHARMA POINT 2012»

4.      Διάρκεια Έργου Η συνολική διάρκεια του έργου είναι ένα (1) έτος και αφορά αποκλειστικά τη διοργάνωση του ως άνω Συνεδρίου στη διάρκεια του παρόντος έτους 2012. Ωστόσο, ο Φαρμακευτικός Σύλλογος Θεσσαλονίκης έχει τη δυνατότητα να παρατείνει την ανάθεση του έργου για δύο (2) ακόμα έτη μετά το 2012, για τη διοργάνωση του Συνεδρίου στη διάρκειά τους, με κοινή απόφασή του με τον ανάδοχο που θα επιλεγεί. Στην περίπτωση αυτή θα επαναπροσδιοριστεί το οικονομικό μέρος της συμφωνίας για τα επόμενα δύο έτη.

5.      Κατάρτιση, υποβολή και αποσφράγιση προσφορών. Οι προσφορές πρέπει:

5.1.  Να είναι δακτυλογραφημένες και να μη φέρουν παράτυπες διορθώσεις, σβησίματα, διαγραφές, προσθήκες, κλπ.

5.2.  Προσφορές για μέρος του έργου που ορίζει η προκήρυξη απορρίπτονται ως απαράδεκτες

5.3.  Οι προσφορές πρέπει να υποβληθούν σε ένα αντίτυπο που θα τεθεί εις τον ίδιο φάκελο προσφοράς σφραγισμένο. Η αρίθμηση των σελίδων είναι υποχρεωτική.

5.4.  Ο φάκελος της προσφοράς πρέπει απαραίτητα να φέρει την ΕΠΩΝΥΜΙΑ και τη ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ του Διαγωνιζόμενου και να γράφει ευκρινώς τις ενδείξεις (με κεφαλαία):

-        ΠΡΟΣΦΟΡΑ

-        ΠΡΟΣ ΤΟ ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΟ ΣΥΛΛΟΓΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ

-        ΓΙΑ ΤΟ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ PHARMA POINT 2012.   

 

6.      ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ & ΚΡΙΤΗΡΙΑ για την ανάθεση:

Οι δεσμευτικές προϋποθέσεις, προκειμένου να ληφθεί υπόψη η πρόταση κάθε υποψήφιας εταιρείας είναι οι εξής:

    Να αναλαμβάνει με την πρότασή της την πλήρη ευθύνη για όλα τα οικονομικά, πρακτικά και τεχνικά ζητήματα και για όλα τα εμπορικά θέματα τα σχετικά με την διοργάνωση και να αναλάβει όλες τις δαπάνες σχεδίασης και υλοποίησης της διοργάνωσης και εν γένει όλο το κόστος της, με ελάχιστες εγγυημένες παροχές και πλήρη ανάληψη του επιχειρηματικού ρίσκου σε περίπτωση που δεν καλυφθεί το κόστος της διοργάνωσης από τα έσοδα.
    Να είναι με βάση το καταστατικό του και τους κανονισμούς του ΕΟΦ «Οργανωτής Επιστημονικών Συνεδρίων» (“PCO”), μέλος της IATA η της IAPCO και να διαθέτει άδεια ως Γραφείο Γενικού Τουρισμού από τον ΕΟΤ.
    Να διαθέτει αποδεδειγμένη εμπειρία στην διοργάνωση μεγάλων (άνω των 2.000 ατόμων) εκδηλώσεων προς ιατρούς και φαρμακοποιούς, ομοίως δε, να διαθέτει αποδεδειγμένη εμπειρία στη διοργάνωση και λειτουργία εκθέσεων, με μεγάλη συμμετοχή εκθετών με περίπτερα, αποδεικνυόμενη από προηγούμενες διοργανώσεις που έχει αναλάβει και που θα αποτελεί σημαντικό κριτήριο επιλογής.

Εφόσον τηρούνται οι παραπάνω προϋποθέσεις, για την πλήρη τεχνική, οικονομική υποστήριξη και οργάνωση του Συνεδρίου από την προετοιμασία του και μέχρι την ολοκλήρωσή του, θα ληφθούν υπόψη τα κατωτέρω κριτήρια, μη περιοριστικώς αναφερόμενα.

-        Να αναπτύξει συγκεκριμένες προτάσεις και να διαθέτει αποδεδειγμένη δυνατότητα για την οργάνωση και λειτουργία του συνεδριακού - επιστημονικού τμήματος της διοργάνωσης, του εκθεσιακού-εμπορικού τμήματός της και της προβολής της με κατάλληλα και επαρκή μέσα.

-        Να διαθέτει επαρκές προσωπικό, με εμπειρία στην οργάνωση και λειτουργία μεγάλων ιατροφαρμακευτικών διοργανώσεων, το οποίο να καλύπτει όλες τις διαφορετικές ανάγκες της διοργάνωσης (επικοινωνία-προβολή, ανεύρεση χορηγών, λειτουργία συνεδρίου, γραμματειακή υποστήριξη, εκθεσιακές κατασκευές και λειτουργία, λογιστική υποστήριξη κλπ).

-        Να διαθέτει ισχυρή επικοινωνιακή δυνατότητα για την προβολή της διοργάνωσης προς το σύνολο των φαρμακείων, πανελλαδικά.

-        Να διαθέτει φερεγγυότητα, αποδεικνυόμενη από προηγούμενες συνεργασίες, όσον αφορά την εκτέλεση του έργου και τις οικονομικές του δοσοληψίες.

-        Να έχει συνεργαστεί επιτυχώς στο παρελθόν με θεσμικούς φορείς (φαρμακευτικούς, ιατρικούς συλλόγους κλπ), ως ανάδοχος συνεδρίων και εκδηλώσεων, επιπρόσθετα δε η γενικότερη δραστηριότητά του να μην έχει ανταγωνιστικά χαρακτηριστικά προς τη δραστηριότητα των Φαρμακευτικών Συλλόγων.

-        Να προσφέρει εγγυημένο ποσό στους διοργανωτές, ανεξαρτήτως της κερδοφορίας ή ζημίας της οργάνωσης.

Για την επιλογή της αναδόχου εταιρείας θα ληφθεί υπόψη και θα αξιολογηθεί ο βαθμός ανταπόκρισης των υποψηφίων σε όλες τις παραπάνω προϋποθέσεις, με ιδιαίτερη έμφαση στην εμπειρία, συνολικά και συνδυαστικά, καθώς και η εμπειρία από προηγούμενες συνεργασίες, ήτοι η συνέπεια στην εκτέλεση του έργου και των οικονομικών της όρων.

7.      Ο ΦΣΘ διατηρεί το δικαίωμα να ακυρώσει ή να κηρύξει άγονο τον διαγωνισμό ή να αποκλείσει οιονδήποτε ενδιαφερόμενο ακόμα και τον πλειοδότη, και ιδίως σε περίπτωση που από προηγούμενη εμπειρία συνεργασίας με τον πλειοδότη η σύμβαση κριθεί μη επωφελής για τον ΦΣΘ, εάν το κρίνει απαραίτητο, με αιτιολογημένη απάντησή του προς τους ενδιαφερόμενους. Διατηρεί επίσης το δικαίωμα να διαπραγματευθεί επί τα βελτίω την οικονομική προσφορά των υποψηφίων που καλύπτουν τα κριτήρια και τις προϋποθέσεις συμμετοχής στο διαγωνισμό.

8.      Η υποβολή προσφορών από τους Πλειοδότες συνιστά πλήρη αποδοχή και συνομολόγηση όλων των όρων της παρούσας και παραίτηση από το δικαίωμα προσφυγής κατά των όρων αυτής.

 

Ο ΦΑΚΕΛΟΣ ΚΑΘΕ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΕΙ τους τρεις παρακάτω ανεξάρτητους και σφραγισμένους φακέλους :

Α. Φάκελο που θα περιλαμβάνει

1.      Υπεύθυνη δήλωση του Ν. 1599/1986/A' 75, εις την οποία να αναγράφονται τα στοιχεία του διαγωνισμού και ότι ο υποψήφιος:

-        δεν τελεί σε πτώχευση και επίσης δεν τελεί σε διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση.

-        είναι φορολογικά και ασφαλιστικά ενήμερος ως προς τις υποχρεώσεις του.

-        δεν τελεί υπό κοινή εκκαθάριση του κ.ν. 2190/1920 όπως εκάστοτε ισχύει ή ειδική εκκαθάριση του ν. 1892/1990.

-        δεν τελεί υπό διαδικασία έκδοσης απόφασης κοινής ή ειδικής εκκαθάρισης των ανωτέρω νομοθετημάτων.

-        δεν τελεί σε αποκλεισμό με βάση αμετάκλητης απόφασης του Υπουργείου Ανάπτυξης κατά τα άρθρα 18, 34, 39 του Π.Δ. 118/2007 κατά την ημερομηνία διενέργειας του διαγωνισμού.

-        αναλαμβάνει την υποχρέωση για την έγκαιρη και προσήκουσα προσκόμιση των δικαιολογητικών, εφ’ όσον του ζητηθούν, από τα οποία θα προκύπτουν τα όσα αναφέρθηκαν στην προαναφερόμενη υπεύθυνη δήλωση.

2.      ΕΓΓΥΗΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ: Οι ενδιαφερόμενοι, θα καταθέσουν ως εγγύηση συμμετοχής στο διαγωνισμό εγγυητική επιστολή τραπέζης ποσού 5.000 ΕΥΡΩ ή ισόποση τραπεζική επιταγή εις διαταγήν ΦΣΘ.  Σε περίπτωση που ο πλειοδότης αρνηθεί μετά την κατακύρωση σε αυτόν να εκτελέσει το έργο, η δοθείσα εγγύηση συμμετοχής του εκ 5.000 ΕΥΡΩ θα καταπίπτει αυτοδίκαια υπέρ του ΦΣΘ, στον οποίο θα περιέρχεται οριστικά το ποσό αυτό ως εύλογη ποινική ρήτρα και αποζημίωση. Μετά την κατακύρωση του διαγωνισμού υπέρ συγκεκριμένου πλειοδότη και την υπογραφή σύμβασης, θα επιστρέφεται άμεσα η κατατεθείσα εγγύηση συμμετοχής.

3.      Αποδεικτικό ότι είναι μέλος της IATA ή της IAPCO (ή των ελληνικών τμημάτων τους, HATTA ή HAPCO)

4.      Αντίγραφο αδείας Γραφείου Γενικού Τουρισμού από τον ΕΟΤ.

5.      Αποδεικτικά στοιχεία της εμπειρίας του, στη διοργάνωση μεγάλων (άνω των 2.000 ατόμων) εκδηλώσεων προς φαρμακοποιούς και στη διοργάνωση και λειτουργία εκθέσεων, με μεγάλη συμμετοχή εκθετών με περίπτερα και γενικά της ανταπόκρισης στα κριτήρια αξιολόγησης ως ανωτέρω.

Β. Φάκελο με την ένδειξη «ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ», ο οποίος θα περιλαμβάνει τα τεχνικά στοιχεία σύμφωνα με τις τεχνικές απαιτήσεις του ανωτέρω έργου που αναφέρονται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α', το οποίο αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της παρούσης.

Γ. Φάκελο με την ένδειξη «ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ», μέσα εις τον κυρίως φάκελο, θα περιλαμβάνει το είδος που περιέχεται στην τεχνική προσφορά με την προσφερόμενη τιμή του έργου.

ΜΕΡΟΣ Β

1.      ΙΣΧΥΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ:

-        Οι προσφορές ισχύουν και δεσμεύουν τους υποψηφίους για δέκα (10) ημέρες από την επόμενη μέρα της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής τους. Προσφορά που ορίζει μικρότερο χρόνο ισχύος απορρίπτεται ως απαράδεκτη.

-        Εναλλακτικές προσφορές δεν γίνονται δεκτές και απορρίπτονται ως απαράδεκτες.

2.      ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ: Για την αποσφράγιση των προσφορών ισχύουν τα εξής:

2.1.  Αποσφραγίζεται ο κυρίως φάκελος.

2.2.  Αποσφραγίζονται οι φάκελοι των Δικαιολογητικών και των Τεχνικών  Προσφορών. Οι υποψήφιοι θα πρέπει απαραιτήτως να  έχουν συμπεριλάβει  όλα τα αναφερόμενα ανωτέρω αποδεικτικά (υπεύθυνη δήλωση, εγγυητική επιστολή και τα αποδεικτικά των προϋποθέσεων)

2.3.  Ο φάκελος της Οικονομικής Προσφοράς θα αποσφραγισθεί μόνον εφόσον είναι πλήρεις και αποδεκτοί οι φάκελοι των Δικαιολογητικών και της Τεχνικής Προσφοράς. Οι φάκελοι των οικονομικών προσφορών για όσες  προσφορές δεν κρίθηκαν αποδεκτές, δεν αποσφραγίζονται.

2.4.  Για όλα τα παραπάνω η Επιτροπή Διενέργειας - Αξιολόγησης καταρτίζει πρακτικό, το οποίο παραδίδει εις το ΔΣ του ΦΣΘ

3.      ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ

3.1.  Η αξιολόγηση των προσφορών θα γίνει από συσταθησόμενη για το σκοπό αυτό  επιτροπή Διενέργειας – Αξιολόγησης του ΦΣΘ. Η Επιτροπή εισηγείται σχετικά στο Δ.Σ. του Φ.Σ.Θ., αφού αξιολογήσει τις προσφορές με τα ως άνω αναφερόμενα κριτήρια κατακύρωσης.

3.2.  Η προσφορά αποκλείεται από την αξιολόγηση όταν:

α)Είναι αόριστη και δεν μπορεί να εκτιμηθεί,

β)Είναι εκπρόθεσμη,

γ)Δεν υποβληθούν τα προβλεπόμενα δικαιολογητικά,

δ)Δεν είναι σύμφωνη με τους όρους της παρούσας προκήρυξης, τις προϋποθέσεις και τα κριτήρια που έχουν τεθεί και συνολικά τις προδιαγραφές του Παραρτήματος Α΄.

ε)Γίνεται για ένα μέρος μόνο του έργου.

4.      ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΛΕΙΟΔΟΤΗ - ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Η επιλογή του Πλειοδότη και η κατακύρωση των αποτελεσμάτων του διαγωνισμού θα γίνει με απόφαση του Δ.Σ. του Φ.Σ.Θ. το οποίο είναι υπεύθυνο και για την παραλαβή του έργου.

5.      ΡΗΤΡΕΣ Για κάθε παράβαση των όρων του διαγωνισμού και των προδιαγραφών, αντίστοιχα δε και της Σύμβασης που θα υπογραφεί με τον Πλειοδότη, θεωρούμενης ως παράβασης και της έλλειψης ή μη προσήκουσας τήρησης οιασδήποτε εκ των ζητουμένων και εύλογα προσδοκώμενων εις το πλαίσιο των ως άνω ζητούμενων υπηρεσιών και προδιαγραφών, ο Φ.Σ.Θ. διατηρεί το δικαίωμα καταγγελίας της συμβάσεως και αποζημιώσεως.

6.      ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Ο Φ.Σ.Θ. έχει το δικαίωμα να κατακυρώσει ή όχι το διαγωνισμό κατά την απόλυτη κρίση και επιλογή του, να τον αναβάλλει, να τον ματαιώσει ή να τον επαναλάβει κατά την κρίση του.

7.      ΑΠΑΓΟΡΕΥΣΗ ΕΚΧΩΡΗΣΗΣ Απαγορεύεται η εκχώρηση της προσφοράς υπηρεσιών σε τρίτους.

8.      ΡΗΤΡΑ ΕΥΘΥΝΗΣ Διευκρινίζεται ρητά ότι ο Πλειοδότης θα φέρει την αποκλειστική ευθύνη από κάθε συναλλαγή, από κάθε υποχρέωση και κάθε γεγονός που μπορεί να αφορά στην ανάληψη και εκτέλεση των ζητουμένων υπηρεσιών, από αυτό και για τις οποιεσδήποτε σχετικές συνέπειες, ενώ ο Φ.Σ.Θ. δεν φέρει καμία υποχρέωση και καμία ευθύνη έναντι οποιουδήποτε, για τις πράξεις και τις παραλείψεις του πλειοδότη, των συνεργατών του και κάθε είδους βοηθών του.

9.      ΕΝΣΤΑΣΕΙΣ – ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΕΣ ΠΡΟΣΦΥΓΕΣ Ενστάσεις κατά της διακήρυξης του διαγωνισμού ή της συμμετοχής του διαγωνιζόμενου σε αυτόν ή της νομιμότητας διενέργειας του έως την κατακυρωτική απόφαση υποβάλλονται ενώπιον της Επιτροπής Διενέργειας – Αξιολόγησης, η οποία αποφαίνεται οριστικά προς αυτές. Οι εν λόγω ενστάσεις υποβάλλονται μόνο από τους συμμετέχοντες στον διαγωνισμό εγγράφως κατά την διάρκεια διεξαγωγής του ή εντός 24 ωρών από την λήξη της διενέργειας του σύμφωνα με το άρθρο 42 του ΠΔ 715/1979.

10. ΔΗΜΟΣΙΕΥΣΗ Η παρούσα προκήρυξη θα αναρτηθεί εις τον ιστοτόπο του Φ.Σ.Θ., ενώ περίληψή της θα δημοσιευθεί σε δύο ημερήσιες πολιτικές εφημερίδες. Η παρούσα επίσης θα διανέμεται από τα γραφεία του Φ.Σ.Θ. εις οιονδήποτε ενδιαφερόμενο εκδηλώσει ενδιαφέρον κατόπιν σχετικής αιτήσεώς του.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α’

ΤΕΧΝΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ

 

1. ΧΑΡΑΚΤΗΡΑΣ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

Η διοργάνωση αυτή θα έχει κύριο χαρακτήρα επιστημονικό και ενημερωτικό και θα απευθύνεται τόσο στους φαρμακοποιούς-μέλη του Αναθέτοντα, όσο και σε φαρμακοποιούς-μέλη των υπολοίπων Φαρμακευτικών Συλλόγων της Ελλάδας, καθώς και σε φοιτητές φαρμακευτικής. Για την επιτυχία της διοργάνωσης, ο Ανάδοχος αναλαμβάνει την πλήρη ευθύνη για όλα τα πρακτικά και τεχνικά ζητήματα καθώς και για όλα τα εμπορικά θέματα. Συγκεκριμένα για τις εταιρείες που θα συμμετέχουν ως χορηγοί, ο Ανάδοχος έχει την ευθύνη της τιμολόγησης των χορηγιών και της είσπραξής τους.

Επίσης, στο πλαίσιο αυτό, ο Ανάδοχος αντιπροσωπεύει τον Αναθέτοντα και ενεργεί για λογαριασμό του λαμβάνοντας όλες τις τυχόν απαιτούμενες ειδικές άδειες στο όνομά του, ενώ φροντίζει για τις διαδικασίες και τα απαραίτητα δικαιολογητικά που αφορούν την λήψη άδειας χρηματοδότησης του συνεδρίου από τον ΕΟΦ.

2. ΥΠΟΡΕΩΣΕΙΣ ΤΟΥ ΑΝΑΔΟΧΟΥ

Ο Ανάδοχος θα καταβάλει κάθε προσπάθεια, προκειμένου να προετοιμάσει τεχνικά και να οργανώσει ένα Συνέδριο, σύμφωνα με τις ιδιαίτερες ανάγκες του Αναθέτοντα από πλευράς επικοινωνίας, εμφάνισης και λειτουργικότητας

Ειδικότερα, ο Ανάδοχος υποχρεούται να αναλάβει:

 

Α. ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ

§      Τις συνεννοήσεις και την οικονομική δαπάνη της μίσθωσης των κατάλληλων χώρων.

§      Επικοινωνία με όλους τους ομιλητές του Συνεδρίου και επιμέλεια της παρουσίας τους σε αυτό,

§      Κάλυψη  όλων των δαπανών σχεδίασης και δόμησης του εκθεσιακού χώρου, με την απαραίτητη υποδομή, καθώς και των δαπανών επαναφοράς του χώρου στην αρχική του κατάσταση, μετά το πέρας του Συνεδρίου.

§      Πλήρης κάλυψη των οπτικοακουστικών αναγκών στην συνεδριακή αίθουσα.

§      Εξασφάλιση συνεχούς γραμματειακής υποστήριξης, με προσωπικό κατ’ ελάχιστον πέντε ατόμων, σε όλη τη διάρκεια του συνεδρίου.

§      Σήμανση του συνεδρίου εσωτερική και εξωτερική

§      Διανομή συνεδριακού υλικού στους συνέδρους.

§      Την αποκλειστική ευθύνη για τις αναγκαίες εργασίες της προετοιμασίας και ομαλής λειτουργίας του συνόλου του συνεδρίου, καθώς και τις απαραίτητες εργασίες για την αποξήλωση του χώρου.

§      Την αποκλειστική ευθύνη για την τήρηση των όρων λειτουργίας και των ειδικών κανόνων της ΔΕΘ και της HELEXPO, καθώς και την τήρηση των όρων του ιδιωτικού συμφωνητικού παραχώρησης χρήσης χώρων της HELEXPO.

Β. ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ

§      Κάλυψη όλων των δημιουργικών αναγκών του Συνεδρίου (έντυπα, προσκλήσεις, οδηγός, κλπ). Κάθε έντυπο θα σχεδιάζεται και θα προτείνεται από τον Ανάδοχο στον Αναθέτοντα για έγκριση. Πιο αναλυτικά:

-         Σχεδιασμός εικαστικού του Συνεδρίου και εφαρμογή του σε όλα τα υλικά.

-         Δημιουργία, παραγωγή και αποστολή ενημερωτικών εντύπων και προσκλήσεων στους φαρμακοποιούς, καθώς και δημιουργία και αποστολή πρόσκλησης στους επίσημους καλεσμένους.

-         Δημιουργία ηλεκτρονικού υλικού ενημέρωσης προς τους φαρμακοποιούς (banners, δελτία τύπου, κ.λπ.) και ανάρτησή του στις ιστοσελίδες Φαρμακευτικών Συλλόγων και σε άλλες ιστοσελίδες που απευθύνονται στους φαρμακοποιούς.

-         Τουλάχιστον δύο διαφημιστικές καταχωρήσεις στο επίσημο όργανο του Πανελληνίου Φαρμακευτικού Συλλόγου «Φαρμακευτικό Δελτίο».

-         Δημιουργία και επιμέλεια ιστοσελίδας του συνεδρίου, www.pharmapoint.gr

-         Αποστολή δελτίων τύπου σε όλους τους συντάκτες υγείας όλων των ΜΜΕ, πριν και μετά το Συνέδριο.

 

Γ. ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ & ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ

§      Εξασφάλιση συνεχούς γραμματειακής υποστήριξης σε όλη τη διάρκεια προετοιμασίας και επικοινωνίας με κάθε ενδιαφερόμενο (επικοινωνία και αλληλογραφία με όλους τους φορείς, συγγραφείς και ομιλητές).

§      Επικοινωνία με  χορηγούς-εκθέτες και σύναψη συμφωνιών με αυτούς, για την συμμετοχή τους.

§      Αποδοχή και εξόφληση τιμολογίων προμηθευτών

§      Έκδοση τιμολογίων παροχής υπηρεσιών προς τους χορηγούς και είσπραξη των αντίστοιχων ποσών.

§      Διαδικασία αίτησης για έγκριση άδειας χρηματοδότησης από τον ΕΟΦ

 

3. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ

§         Ο Ανάδοχος αναλαμβάνει να καλύψει όλες τις ενέργειες που περιγράφονται παραπάνω, ακόμα και εάν τα έσοδα που θα προκύψουν για το Συνέδριο δεν είναι επαρκή.

§         Προκειμένου ο Ανάδοχος να καλύψει τις συνολικές δαπάνες του Συνεδρίου, θα εισπράξει, έναντι νόμιμων παραστατικών, το σύνολο των εσόδων του συνεδρίου.

§         Ο Ανάδοχος θα αποδώσει στον Αναθέτοντα εγγυημένο ποσόν, το οποίο θα περιλαμβάνεται στην Οικονομική Προσφορά του.



Εθνικής Αντίστασης 173 - 175,
Εμπορικό κέντρο Φοίνικας
55134 - Καλαμαριά - Θεσσαλονίκη

Τηλ: 2310 471776
Fax: 2310 227525
emails